ADMINISTRASI DAN PERSURATAN

PENGERTIAN SURAT

        Surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan, apapun medianya. Tata persuratan merupakan tahap penciptaan dalam hidup. Kegiatan tata persuratan menyangkut materi yang lingkupnya esensial dalam komunikasi kedinasaan yang meliputi penentuan jenis surat, sifat, format surat yang menampung bentuk redaksional serta penggunaan sarana pengamanan surat serta kewenangan penandatangan.

         Menurut Finoza (1995) menyebutkan bahwa jenis surat juga bisa dikelompokkan dalam surat biasa dan surat statuta. Pengertian surat statuta adalah sekelompok surat yang dibuat berdasarkan undang-undang dan semua peraturan serta ketentuan lain yang dapat menjadi pedoman, dasar hukum atau landasan pijak bagi pembuat surat tertentu. Surat yang dibuat memiliki ketentuan hukum, sehingga surat tersebut diakui dan dilindungi.

Macam-Macam Surat dan Pengertiannya

        Untuk mempermudah membedakan macam-macam persuratan maka perlu memahami pengertian surat berdasarkan macamnya adalah sebagai berikut :

1. Surat adalah alat komunikasi secara tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi oleh suatu pihak kepada pihak yang lain.
2. Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh lembaga/instansi berisi hal-hal penting berkenaan dengan kelembagaan/organisasi.
3. Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tetang pokok persoalan kedinasan.
4. Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau antarkaryawan setingkat yang berisi catatan singkat tentang tugasnya.
5. Surat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen atau barang, serta bahan lainnya yang dikirim
6. Surat kawat atau tekegram adalah surat singkat dengan menggunakan kata-kata biasa dan kata sandi mengenai hal yang perlu cepat disampaikan melalui telegraf
7. Surat keputusan adalah surat berisi keputusan tentang hal yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang
8. Surat edaran adalah surat yang berisi penjelasan/ petunjuk cara melaksanakan peraturan perundang-undangan atau perintah yang telah ada.
9. Surat undangan adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.
10. Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan.
11. Surat kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa.
12. Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan mengenai pegawai atau masyarakat umum
13. Surat keterangan adalah surat yang berisi keterangan suatu hal agat tidak menimbulkan keraguan
14. Berita acara adalah surat yang berisi laporan tentang kejadian atau peristiwa mengenai waktu, tempat, keterangan dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut.